Egyszerű módja az önéletrajzok megszervezésének
Néhány héttel ezelőtt számomra úgy történt, hogy ha valaha sürgősen el kell hagynom a házam, nem tudom gyorsan és egyszerűen megfogni a legfontosabb papírokat, például a biztosítási dokumentumokat, az általános pénzügyi számlainformációkat és egyéb amire szükségem van, ha valódi katasztrófa történne. Arra is rájöttem, hogy mások számára nem lesz könnyű megtalálni ezt az információt, ha bármilyen módon képtelen vagyok.

Nem az, hogy a papírokat általában nem szervezték meg, hanem az, hogy a kritikus papírok egy nagyobb és nem teljesen hordozható rendszer részét képezték. (Nem gondolnám, hogy kihúzzam a fiókos fiókomat, ha menekülnék a házból.) Tehát örömmel találkoztam egy olyan termékkel, amely megígérte, hogy viszonylag fájdalommentesnek tartja a kulcsfontosságú papírok szervezését: a Securita Vital Records PortaVault. Próbára tettem, és erről gondoltam.

Ami
A PortaVault egy cipzáras vászontokból, három gyűrűs iratgyűjtőből, szakaszválasztók, amelyek tartalmazzák az egyes kategóriákban tárolni kívánt információkat, műanyag dokumentumvédő hüvelyek, nyomtatott címkék az ujjakba beillesztett elemek azonosításához, egy kis vászon tasak és előre kinyomtatott űrlapok információs helyekkel, például vészhelyzeti kapcsolatok, egészségügyi történetek és katasztrófaelhárítás. A kötőanyagnak vállszíjjal és műanyag "esőkabátja" is van.

Hogyan működik
A PortaVault célja olyan dolgok tárolása, mint végrendelet, születési anyakönyvi kivonat, pénzügyi számlainformációk, biztosítási kötvények és gyógyszerkölcsön-információk - röviden, bármi, amire valószínűleg szükség van vészhelyzetben, vagy másoknak, ha munkaképtelenné válik. A szakaszválasztók - Tervezés és kapcsolatok, Azonosítás és családi nyilvántartás, Egészségügy, Pénzügy és Vagyon, Biztosítás és Ingatlantervezés és adók - útmutatást adnak az egyes szakaszokba bekerülő dokumentumokról, a nyilvántartások frissítésének gyakoriságáról, és hogyan lehet biztosítani, hogy felkészüljön vészhelyzetre.

Amikor a dokumentumokat a PortaVault védő hüvelyében tárolja, minden egyes hüvelybe előre nyomtatott címkét csatol, hogy azonosítsa, mi van benne. (Vannak testreszabható címkék is, bármihez, amelyet még nem számoltak el az előre kinyomtatott verziókban.) Az egyes szakaszokban érdemes kitölteni az űrlapokat is, hogy egyébként szétszórt információk legyenek - kórtörténet, fontos kapcsolattartó számok, az értéktárgyak és gyűjthető tárgyak listája stb. - egy helyen tárolódik.

Mennyi ideig tart
Alig két órát töltöttem a rendszer megismerésével, a szakaszos elválasztók és más utasítások elolvasásával, az űrlapok kitöltésével, a dolgok átvitelével a rekordvédő hüvelyekbe és címkézéssel. Ha egy egész család nyilvántartására használja a rendszert, akkor valószínűleg egy kicsit több időre lenne szüksége, ugyanúgy, mintha a papírok nem voltak ésszerűen rendben, amikor elkezdett. Természetesen egy héten belül apránként beállíthatja a rendszert, és valószínűleg nem tartana többet, mint egy napi 15-30 perc.

Miért szeretem?
Általában nem vagyok különösen nagy a csomagolt iratok rajongója. A PortaVault azonban kivétel volt a szabály alól. (És nyilván az a tény, hogy nem érdekli a termék vagy annak anyavállalata.) A kezdőknek, mivel itt sokkal kevesebb kategória van, mint sok más iratkezelő rendszernél, könnyebbnek és kevésbé frusztrálónak találtam a használatot. Szeretem azt is, hogy könnyű "felülbírálni" a szokásos ajánlásokat, ahol tárolni kell a dolgokat: ha úgy gondolja, hogy az IRA-fiókja információinak a Pénzügy és Ingatlan helyett az Adók és Ingatlantervezés helyett kell lennie, tedd oda, és tegyél megjegyzést a a rendszer dokumentum keresőlapja.

Azt is lenyűgözte a PortaVault figyelme a kis (de potenciálisan fontos) részletekre. A dokumentumvédő hüvelyek a külső széleken vannak redőzve, ami megkönnyíti a nagyméretű dokumentumok tárolását anélkül, hogy az ujjak oldalra hajlanak. A kötőanyag kihúzódik a vászontokból, így könnyen kezelhető. Az előre nyomtatott nyomtatványok egyszerűek és logikusak. A kis cipzáras tok (amely önmagában a kötőanyagba ragasztható) jó hely extra kulcsok, készpénz, számítógépes zip meghajtók és más apró tárgyak számára, amelyek könnyen elvesznek. És maga a nagyobb tok teljesen felcsavarodik, vízálló és a gerinc mentén erős fogantyúval rendelkezik.

Néhány záró megjegyzés
Mint minden rendszerben, a PortaVault némi erőfeszítést igényel: szánjon időt a papírok összegyűjtésére, az űrlapok kitöltésére és a rendszerben lévő információk naprakészen tartására. Végül is egy elavult és pontatlan iratokkal teli iratgyűjtő fogása annyira jó lesz, mintha egyáltalán semmit sem megragadna.Biztosítania kell azt is, hogy a PortaVault biztonságos és könnyen megközelíthető helyen legyen - a háztartás mindenki számára ismert; ha a szekrény hátuljába ragaszkodik, vagy egy olyan helyre rejtőzik, amelyet csak tudsz, akkor sokkal nehezebb bejutni, amikor szüksége van rá.

Miután megpróbáltam a rendszert felállítani és logikus helyre tenni, rájöttem, hogy hatalmas súly van a vállamon. Remélem, hogy földrengés, tűz vagy más katasztrófa soha nem hagy el, hogy egy pillanatra előre elmeneküljek a házamból, vagy hogy tehetetlenné váljak, de ha valamelyik ilyen esemény megtörténik, tudom, hogy a legfontosabb papírok rendben vannak és készek vagyok. Nagyon ajánlom ezt a nyugodt és elégedett érzést.

Ha többet szeretne megtudni a PortaVaultról, látogasson el a //www.securitaonline.com/products.htm webhelyre.

Video Utasításokat: Tanulj akár egy zseni! - A Legjobb Tanulási Technikák (Március 2024).