Az Outlook kategóriáiról

• Április 28, 2024

A kategóriák használata nagyszerű módja annak, hogy az Outlook környezete jól szervezett legyen, anélkül, hogy számtalan mappát hozna létre. A kategóriák használatával az összes elemet egy mappában tárolhatja, de a hasonló elemeket kategóriánként csoportosíthatja (az e-mail elemek kivételével). A kategóriák hozzárendelése után kategóriákat is kereshet, rendezhet és szűrhet. Például: Lehet, hogy e-mail gyűjtemény (küldött és fogadott), névjegyek, feladatok, találkozók és megjegyzések egyaránt ugyanahhoz a projekthez kapcsolódik. A kategóriák segítségével összevonhatja őket, hogy megnézze a nagy képet.

A mester kategória
Az Outlook tartalmaz egy alapértelmezett mesterkategória-listát, amelyhez hozzáadhatja saját kategóriáit, hogy megfeleljen a személyes igényeinek. A Mester kategória listáját a Szerkesztés / Kategória menüparancsban találhatja meg. A Kategória ablak Mester kategória gombjával kategóriákat adhat hozzá és távolíthat el a Fő kategória listából. Amikor eltávolít egy kategóriát a Fő kategória listájáról, a kategóriához rendelt elemek változatlanok maradnak. Folytathatja az elemek csoportosítását a törölt kategóriával.

Jó gyakorlat az, ha egy vagy több kategóriát hozzárendel az Outlook elemhez a kategória kiválasztásával a Fő kategória listából. Egyszerűen gépelhet be egy kategóriát az elem kategóriamezőjébe, de valószínűleg nem hivatkozik a kategóriára minden elemnél azonos módon, ezáltal meghiúsítva a felhasználás célját.

Például az első kategóriába sorolni kívánt elem az MS Office. Néhány nappal később új elem található ugyanabba a kategóriába. Ezúttal gépel, Microsoft Office. Az Outlook ezt ÚJ kategóriaként értelmezi.

A Fő kategórialista használata biztosítja a következetességet és elkerüli a helyesírás-írást.

Kategóriák hozzárendelése az elemekhez
Bármely típusú Outlook elemhez egy vagy több kategóriát rendelhet. Az e-mail üzenet űrlap kivételével minden Outlook űrlapon megjelenik egy Kategória mező és gomb. Ahhoz, hogy kategóriákat rendeljen az e-mail elemekhez, meg kell lépnie az e-mail lehetőségekre a kategória mező megkereséséhez.

Kategóriák hozzárendeléséhez az elem létrehozásakor kattintson az űrlap Kategória gombjára (vagy az e-mail elem Opciók gombjára), és jelölje ki az összes vonatkozó kategóriát a Fő kategória listában; majd kattintson az OK gombra. Nyisson meg minden létező elemet, és folytassa a fentebb leírtakkal, hogy létrehozás után hozzáadjon egy kategóriát.

A kategóriák hozzárendelhetők a listában szereplő elemek szorzásához. Válassza ki az összes elemet, amelyhez ugyanazokat a kategóriákat szeretné hozzárendelni. Kattintson a jobb gombbal a kék választásra, és válassza a gyorsmenü kategóriák kategóriáját. Ellenőrizze az összes alkalmazandó kategóriát; majd kattintson az OK gombra.

Távolítsa el a kategóriákat az elemekből

Nyissa meg azt az elemet, amelyből el szeretné távolítani a kategóriát. Kattintson a Kategória gombra, és távolítsa el a kiválasztási jelölőnégyzetet az eltávolítani kívánt kategóriából. A tételek csoportjainak előzetes kiválasztásával eltávolíthatja a kategóriákat a listából több tételből; a jobb egérgombbal válassza a Kategóriák menüpontot; eltávolítja az eltávolítani kívánt kategóriákat; majd kattintson az OK gombra.

Összes elem keresése

A kategória összes elemének megkereséséhez használja a Szerkesztés menü Speciális keresés parancsát. Az Összetett keresés párbeszédpanelen:

- Válassza a „Bármely típusú Outlook elem” elemet a Keresés mező legördülő menüjéből
- Ellenőrizze, hogy a Személyes mappák megjelennek-e a Be: mezőben, az Outlook az összes olyan mappát meg fogja nézni, amelyek a személyes mappáiban vannak. A Tallózás gombra kattintva szűkítheti a keresést a kiválasztott mappákra.
- Kattintson a További lehetőségek fülre
- Kattintson a Kategória gombra
- Válassza ki a megtalálni kívánt kategóriát (kategóriákat)
- Kattintson az OK gombra

Az összes elem a kiválasztott kategóriával megjelenik a Keresés ablakban. A részletek megtekintéséhez nyissa meg őket, és kattintson duplán a megnyitni kívánt elemre.

Ön elmentheti a keresést, hogy később letölthesse. Kattintson a Fájl / Keresés mentése elemre, válassza ki a mappát, amelyben a keresést tárolni kívánja, adja meg a keresésnek a fájl nevét, majd kattintson a Mentés gombra. A fájltípusnak Office Saved Searches lehet, és a fájl .oss fájlkiterjesztéssel rendelkezik. A mentett keresés megnyitásához kattintson a Fájl / Keresés megnyitása elemre, keresse meg a megnyitni kívánt keresést, válassza ki és kattintson az OK gombra. A Nyílt esemény során az Outlook új keresést hajt végre a mentett keresésben megadott kritériumok alapján.

MINDEN elem nyomtatása egy kategóriában

A keresés végrehajtása után kinyomtathatja az összes talált elemet. Jelölje ki az összes fájlt a keresőablakban (Szerkesztés / Összes kijelölése vagy egér kiválasztásával). Kattintson a jobb gombbal a kék kiválasztási területre, és válassza a parancsikonból a nyomtatás menüpontot.

Válassza ki a kívánt nyomtatási stílust:

- A Táblázatstílus csak a talált elemek listáját nyomtatja ki
- A Memo stílus kinyomtatja az elemek tartalmát

Válasszon más nyomtatási lehetőségeket, ha szükséges; majd kattintson a nyomtatás gombra a dokumentum nyomtatóhoz történő elküldéséhez.

Ha aktív Outlook-felhasználó, és a legtöbb szolgáltatást az e-mailen kívül használja, akkor fontolja meg a kategóriák használatát az Outlook-elemek rendezése érdekében.

Video Utasításokat: How to Sort Email in Microsoft Outlook 2010 (Április 2024).