Egyszerű lépések a hatékony irattári rendszerhez

• Lehet 8, 2024

Ez a cikk kivonat az új e-könyvemről, A szervezett élet útmutató az iratok és iratok rendezéséhez.

A legtöbb papírkezelő rendszer sarokköve olyan fájlkészlet, amely képes tárolni és kategorizálni az Ön számára fontos információkat. Néhány alapvető kellékanyaggal és néhány egyszerű lépéssel a iratkezelő rendszer létrehozása (vagy a meglévő frissítése) viszonylag gyors és fájdalommentes feladat lehet, különösen akkor, ha már eltávolította a nem kívánt és felesleges iratokat. Így alakíthatja ki fájljait.

Amire szükséged lesz:

• Üres fájlmappák. Javaslom mind a belső (vagy a manila) fájlmappák, mind a függő mappák használatát, de ha helyet igényelnek, akkor csak egyet vagy a másik felhasználhatják.
  
• Cetlik. A szokásos 3x3 hüvelykes méret ideális, mivel rengeteg helyet biztosít az íráshoz.
  
• Toll vagy ceruza.
  
• Üres papír vagy üres szövegszerkesztő dokumentum hogy lejegyezze a létrehozandó bejelentési kategóriákat és az egyes kategóriákat.
  
• Bármely fájl, amelyet már létrehozott, függetlenül attól, hogy a már meglévő iratkezelő rendszer részei, vagy mappák, amelyeket létrehozott, amikor a papírokat félretette, hogy elmentse a rendezési és gyomlálási folyamat során.
  Zsákok vagy tartályok újrahasznosításhoz és aprításhoz, csak arra az esetre, ha olyan nem kívánt vagy szükségtelen iratokkal találkozik, amelyek továbbra is bolyongnak.
  

Mit kell tenni:

1. Gyűjtsön össze minden olyan papírt, amelyekkel együtt dolgozik, egy helyen. Ha frissít egy meglévő iratkezelő rendszert, akkor a játék előtt áll.
   
2. Vegye ki a papírt a verem tetejéből, és végezze el a két művelet egyikét:
   
   
   
   • Ha egy már létrehozott fájlkategóriához vagy a meglévő rendszerben található fájlhoz kapcsolódik, akkor adja hozzá a mappához.
     
   • Ha új vagy külön kategóriába tartozik, tegye egy üres fájlmappába, és használjon öntapadó jegyzetet, hogy az adott mappához ideiglenes címkét adjon.
     
   
   
3. Amikor a papírokat mappákba helyezi, írjon egy megjegyzést az üres papírlapra vagy a szövegszerkesztő dokumentumra, hogy mi a papír és hová tette. Írhat például: "Autós biztosítási kötvény - az autó mappájában" vagy "Repülési információ a San Francisco-ba való utazáshoz - a Közelgő utazás mappába". Ezek a megjegyzések segítenek megjegyezni, hogy hol helyezte el a dolgokat, és segítenek egy fájltérkép létrehozásában is, amikor elkészült a rendszerrel.
   
4. Ismételje meg ezeket a lépéseket a kötegben lévő összes papírral. Ha egy meglévő iratkezelő rendszert frissít, olvassa át az egyes mappákban lévő papírokat, hogy megbizonyosodjon arról, hogy az adott mappába tartoznak-e, vagy másutt, és hogy a mappán szereplő kategóriacímke továbbra is pontos-e. Vigye a dolgokat más mappákba, és szükség szerint frissítse a címkéket.
   
5. Miután mindent rendezett és kategóriákba sorolta be mappákba, térjen vissza a mappákba. Van-e értelme a kategóriáknak és a címkéknek? Van-e olyan mappák, amelyeket össze kell építeni? Bármelyiket kisebb kategóriákba kell osztani?
   
6. Ha elégedett a létrehozott kategóriákkal, címkézze meg mappáit. Kézzel írhat vagy nyomtathat címkéket, vagy létrehozhat címkekészítővel.
   
7. Helyezze a mappákat a fájlfiókba, dobozba vagy tálcába, amelyet a tároláshoz használ. Szervezze meg fájljait úgy, hogy ésszerű legyen számukra annak alapján, hogy miként fogja használni őket. Például elrendelheti őket ábécé szerint vagy időrendben, vagy elõre helyezheti azokat a mappákat, amelyeket valószínûleg leginkább használ, a mögött ritkábban elérhetõ fájlokat.
   
8. Írja le a fájl térképét. Ez a lista a létrehozott dokumentációs kategóriákkal és az egyes kategóriákban tárolt adatokkal kapcsolatos megjegyzések alapján segít emlékezni arra, hogy hol van. Tartsa a fájltérkép másolatát a fiók elején vagy a számítógép asztalán lévő mappában, így könnyen elérhető, ha valamit meg kell találnia a fájlokban.
   
9. Csodálja meg naprakész, funkcionális irattári rendszerét!
   

Video Utasításokat: dokNET iratkezelő bemutató (Lehet 2024).