A csomagolt iratok néhány előnye és hátránya

• Lehet 16, 2024

A papírkezelés és az iratok szinte mindenki legjobban utaló szervezői feladatai közé tartoznak, gyakran azért, mert látszólag végtelen döntésekkel járnak: mit kell megtartanom? Meddig kell megőriznem? Hová kell mennie? Mit kell hívnom a mappának, ahol tárolom?

A csomagolt fájlrendszer-készletek néha hasznos módszerként szolgálnak a papírkezelés kiiktatásához, mivel pontosan megmondják, hol kell tárolni a dolgokat, mennyi ideig kell őket megőrizni, és hogy mappákat kell címkézni. Van azonban néhány hátránya is. Itt egy pillantás az általam kipróbált rendszer előnyeire és hátrányaira, a
Pénzügyi tervezési szervező készlet a Homefile-től.

Mi van a készletben
A Homefile pénzügyi tervezési csomagja huszonkettő elválasztó kártyát, egy gyorskeresési mutatót és egy kézikönyvet tartalmaz a rendszer használatához, valamint helyet a számlainformációk, a biztosítási információk és a személyes adatok rögzítéséhez.

Hogyan működik
A pénzügyi tervezőkészlet minden fájlmegosztó kártyáján található egy fül, amely felsorolja egy adott kategóriát - Biztosítás: Egészség és fogyatékosság, például; maga a kártya részletezi, hogy milyen papírokat kell betenni a fájlba, milyen papírokat kell más fájlba helyezni, és mennyi ideig kell megőrizni azokat a papírokat, amelyeket ott ragaszkodik.

Mindegyik fájl-elválasztó kártyát egy függő fájlmappába helyezi, majd töltse ki a mappát a kártyán megadott papírokkal. (Egyes kategóriák, például a bankszámlák, elég szélesek, hogy a készlet a manila fájlmappák használatát javasolja a függő mappákban, hogy a különféle számlákhoz tartozó papírokat elválaszthassák egymástól.) A gyors indexkártyák és a kézikönyv függő fájlmappába kerülnek minden előtt más; amikor papírt kell letöltenie vagy beszereznie, az index megmutatja, hol kell keresni.

Amit tetszett a rendszerben
Nemrég úgy döntöttem, hogy teszteltem a Homefile készletét. A kézikönyv útmutatásait követve felállítottam egy új iratgyűjtő rendszert, és a kitöltött kategóriák és irányelvek szerint újra beiktattam a dokumentumokat. Mivel nem kellett eldöntenem, hogy hol tároljam a dolgokat, és nem kellett címkét készíteniük a függő mappákhoz (erre szolgálnak a lapok lapjai), a folyamat meglehetősen gyorsan ment.

Ahogy áthelyeztem a papírokat, rájöttem, hogy néhány olyan kategóriát, amelyet korábban külön tároltam - például a hitelkártya-kimutatásokat és a hiteljelentéseket - sokkal értelmesebb kombinálni, ahogy a készlet ajánlotta. Azt is gondoltam, hogy az index nagyon hasznos: ahelyett, hogy emlékeznem kellett volna arra, hogy hová tettem egy adott papírt, egyszerűen felnézhettem az indexre. Ez időt takaríthat meg.

A munkafüzet rámutat arra, hogy ez a rendszer különösen hasznos lehet azoknak az embereknek, akiknek fájlja több helyről van (mondjuk, az elsődleges lakóhely és a nyaralóház), valamint azok számára, akik több fájlkészletért felelősek (például a saját és az idős szülők számára). Egyetértek. Ez a készlet kiküszöböli a kerék újra feltalálásának szükségességét az iratok benyújtása szempontjából.

A hátrányok
Minél mélyebben elkészítettem a dokumentációs rendszeromat, annál inkább tudomást szereztem a készlettel kapcsolatos dolgokról, amelyek nem álltak jól velem:

• A kezdők számára zavaró megkülönböztetések és keresztezések voltak a kategóriák között - például az oklevelek a Személyes mappában vannak tárolva, míg az átiratok az Iskolák és gyermekgondozás mappában vannak (de jelenleg nem vagyok az iskolában, és nem gyermeket kapni).
  
• A készlet utasításainak követésével számos olyan változtatást kellett végrehajtanom, amelyek számomra nem tűntek logikusnak; Például a nagy vásárlások nyugtáit, amelyeket általában a Bérlő Biztosítási adataimmal tárolok (mivel csak akkor válaszolnék rájuk, ha követelést kellene benyújtani), garanciavállalásokkal és felhasználói útmutatókkal kell szolgálniuk.
  
• Találtam néhány kategóriát is hiányzó. Például nem volt utalás arra, hogy hová kell tárolni az ismétlődő számlákat (közművek, telefon stb.) - és bár a munkafüzet helyet kínál az index testreszabásához, amikor olyan papírokkal találkozik, amelyek nem szerepelnek egy adott kategóriában, ez potenciálisan meghiúsíthatja egy olyan rendszer célját, amelyben a döntéseket előre hozzák.
  
• Végül azt találtam, hogy a rendszer logisztikája nem tökéletes. A készlet azt javasolja, hogy a jövedelemadó-bevallásokat és az alátámasztó információkat egy mappába töltsék be, de a legalapvetőbb 1040 kivételével valószínűleg egy függő mappát töltenek túl. Ugyanakkor maguk a fájlkártyák kissé túl magasak: amikor akár egy részlegesen teljes manila fájlt tartalmazó függő mappába helyeztem őket, nem tudtam bezárni a használt fájlmező tetejét.
  

Alsó vonal
Ha már van valamilyen iratgyűjtő rendszere, akkor nehéz lehet - mint én tettem -, hogy felülbírálja a természetes hajlamait, amikor döntenek arról, hogy hol tárolják a dolgokat. A készlet néha zavaró keresztezése a kategóriák között frusztráló lehet. Lehet, hogy megbotlik, ha olyan iratokkal is rendelkezik, amelyek nem esnek egyszerűen a hagyományos iratok kategóriájába.

A kitűnő oldalon a készlet jó munkát végez azzal, hogy előre látja a főbb bejelentési kategóriák nagy részét, és egyértelműen meghatározza, hogy mi történik az egyes kategóriákban, mi nem, és mikor biztonságos az egyes mappák tartalmának kitisztítása. Ez is egyszerűen beállítható, és nem igényel felszerelést az alapvető iratok mellett. Ha elárasztja a papírt, és bénultnak érzi magát azon a gondolaton, hogy el kell döntenie, hogy a dolgok mennek, vagy ha csak egyszerű, egyszerű nyilvántartási rendszert szeretne, akkor a Pénzügyi Tervezési Szervező Kit csak a jegy lehet.

Video Utasításokat: D&D - Why you should play Tortle race 5e In Dungeons & Dragons - Character art - Rookzer0 (Lehet 2024).