Jelentések, kézikönyvek, kéziratok és tudományos dokumentumok írása

• Lehet 3, 2024

A hosszú dokumentumokkal való munka fárasztó munka a szervezésben, de az MS Word számos olyan funkciót kínál, amelyek segítségével kezelheti a folyamatot. Ezeknek a szolgáltatásoknak a sokféle kombinációja felhasználható különféle módszerekkel a projektek kezelhetőbbé tétele érdekében.

Könyvjelzők (hiperhivatkozások)
A dokumentumban található könyvjelzők (hiperhivatkozások) akkor hasznosak, ha a dokumentum további információkat tartalmaz egy témáról. Például: egy kamera használati útmutatójában. A kézikönyv elején megvitatja, hol található az Exposure Compensation gomb a fényképezőgépen. Helyezhet könyvjelzőt a kézikönyv azon szakaszába, ahol megvitatja, hogyan kell beállítani az expozíciókompenzációt. Ez a technika lehetővé teszi az olvasónak, hogy gyorsan ugorjon a dokumentum azon szakaszára, ahol további információkat szerezhet a szolgáltatásról.

Kereszthivatkozások
A könyvjelzőhöz hasonlóan a kereszthivatkozás lehetővé teszi az olvasó számára, hogy ugrik a dokumentum egy másik helyére, ahol további információkat talál a témáról. Kereszthivatkozás történhet ábrákra, könyvjelzőkre, feliratokra, fejlécekre, számozott bekezdésekre, oldalszámokra stb. A szolgáltatás szépsége a Word nem teszi lehetővé, hogy olyan oldalra vagy címsorra hivatkozzon, amely a dokumentumban nem létezik.

körvonalazza
A dokumentum körvonalas funkciójának használatakor a dokumentum egészében következetes címsorokat kell használni. Ez jól működik, ha nagyobb kategóriák vannak alcímek sorozatával. Lehet, hogy például van egy fejezet címsor, amely a fejezetben több szakaszból áll. Az egyes szakaszok több témával is rendelkezhetnek, a fejezetek hierarchiáját létrehozva. Ez a módszer akkor működik a legjobban, ha stílusokat rendel az egyes fejlécszintekhez. A Vázlat nézet lehetővé teszi a dokumentum összecsukását fejléc szintre, hogy azonnali képet kapjon az egyes szakaszok áramlásáról. A Vázlat nézetben kiértékelheti, hogy a dokumentum logikusan van-e írva. A Vázlat nézet funkciói lehetővé teszik az elrendezés manipulálását a fejléc szintjeinek csökkentésével és előmozdításával, valamint a dokumentum átrendezésével.

Mester- és aldokumentumok
A kéziratokhoz erősebb eszközre van szükség, amelyet a Word biztosít a Master és SubDocuments funkcióval. Ezt a funkciót nagy projektek, például könyv kézirat megszervezésére használná. Ezzel az eszközzel feloszthatja a nagy projektet kisebb, jobban kezelhető aldokumentumokba. A törzsdokumentum linkel a kapcsolódó aldokumentumokhoz úgy, hogy amikor módosítják az aldokumentumot, akkor a törzsdokumentum szintén frissül, és fordítva. Az egyes aldokumentumok hiperhivatkozással vannak a törzsdokumentumban, lehetővé téve az aldokumentumok elindítását a törzsdokumentumból. A kapcsolat miatt létrehozhat tartalomjegyzéket, indexelést, kereszthivatkozásokat, fejléceket és lábléceket, hogy az összes aldokumentumra érvényes legyen a fődokumentumban.

Ábrák, grafikonok és táblázatok
A tudományos munkák gyakran ábrákat, grafikonokat és táblázatokat használnak a szövegben tett pontok szemléltetésére. Az ábrák, grafikonok, táblázatok stb. Táblázata nagyon hasznos lehet az olvasók számára. Ez a szolgáltatás a tartalomjegyzékhez hasonlóan automatikusan létrehozza a táblát. Ennek a szolgáltatásnak a kulcsa a képaláírások beillesztése minden olyan ábrába, grafikonba és táblázatba, amelyet fel kell venni a referenciatáblába. A táblázat létrehozásához több formátum van, beleértve az oldalszámok megjelenítését, az oldalszámok igazítását, a címkék és számok megjelenítését, valamint a lapvezérlőket.

Tartalomjegyzék (TOC)
A tartalomjegyzék a referencia-útmutatókban a leghasznosabb. Az olvasók nagyra értékelik, hogy van egy TOC, amely segít nekik a dokumentumban megtalálni azokat az információkat, amelyek a legfontosabbak. A Word tartalomjegyzékének létrehozása pillanatok alatt történik, feltéve, hogy következetesen alkalmazta a stílust a dokumentum fejlécére és egyéb részeire, amelyeket a tartalomjegyzékbe fel kíván venni. Ha a dokumentum több fejlécszintet tartalmaz, a TOC-t az első három fejlécszintre kell korlátozni, különben túlságosan bonyolult lehet, hogy hasznos legyen. Általában a TOC-t a dokumentum külön szakaszában kell létrehozni a dokumentum elején. Külön rész létrehozásával lehetővé válik a dokumentum tartalmának számozása az 1. oldalon anélkül, hogy a TOC oldalai bonyolítanák az oldalak számozását. Kombinálhatja a TOC-t könyvjelzőkkel vagy hiperhivatkozásokkal, hogy az olvasók az irányt a kívánt témához ugorhassák.

Az indexelés
A referenciadokumentum indexelése nagyon hasznos. A dokumentumba való beillesztése segíti az olvasókat abban, hogy könnyen megtalálják a fogalmakat és a konkrét témákat. Ez általában a dokumentum hátulján található részben található, és oldalra hivatkozik a dokumentumban szereplő legfontosabb ötletekre vonatkozóan. Ez a szolgáltatás könnyen használható, de az író számára nehéz feladat annak meghatározása, hogy mely szavak, témák vagy fogalmak indexelhetők. Egy jó index jól átgondolt. A szolgáltatás hatékony használatához az indexben szereplő minden szót vagy címet meg kell jelölni a dokumentumban. A dokumentum hosszától függően ez fárasztó feladat lehet, de megéri az olvasók számára.

Lábjegyzetek és végjegyzetek
Egy másik munkaigényes feladat hosszú tudományos vagy referenciadokumentumban a lábjegyzetek és a végjegyzetek kezelése. A Word lábjegyzetek és a végjegyzetek funkciói megkönnyítik a kritikus hivatkozások számozását és formázását, de minden egyes hivatkozáshoz fel kell tüntetnie a szerzőket, a munkát, a kiadót és a közzétett dátumokat. A dokumentum minden lábjegyzetét és végjegyzetét megfelelő módon meg kell jelölni. A Word azonban elvégzi a lábjegyzet vagy a végjegyzet beillesztését a megfelelő sorrendbe és helybe a dokumentumban.