E-mail szervezése - válogatás és gyomlálás

• Lehet 5, 2024

Az e-mail soha nem zsúfolhatja el a fizikai teret, mivel a postai levelek ezt megtehetik, ám ennek ellenére stressz, frusztráció és fejfájás lehet oka, ha felhalmozódik. Azáltal, hogy ellenőrzése alatt tartja az e-maileket, hozzájárulhat annak biztosításához, hogy ez az eszköz legyen a szándékában álló eszköz - amely tartja a kapcsolatot és információt - anélkül, hogy túlterhelést okozna.

Az első lépés az e-mail funkcionális szervező rendszerének létrehozása felé természetesen azoknak az üzeneteknek a eltávolítása, amelyekre már nincs szüksége vagy szükség. Íme néhány kritérium és mutató, amelyek segítségével lecsökkentheti a Beérkező levelek mappát, és megszabadulhat a digitális háttértől.

Hol kezdjem
Gyakran a legegyszerűbb és leghatékonyabb a legrégebbi e-mail üzenetek rendezésével és gyomlálással kezdeni, mivel a legkevésbé valószínű, hogy időszerűek és relevánsak, és sokuk elavult lehet. Ha nagyon nagy az e-mailek elmaradása, akkor érdemes létrehozni egy általános Backlog mappát, amelyben tárolhatja a rendezendő üzeneteket, hogy azok ne pazarolják a Beérkező levelek mappáját, és ne váljanak túlzottá.

Azt javaslom, hogy kezdje 20-30 perces válogatással, ami általában elegendő ahhoz, hogy előreléphessen, de nem annyira, hogy unatkozni vagy elhasználódni tudjon. Ha még mindig inspirál, tartsd rajta; egyébként tartson szünetet, és jöjjön vissza legalább 20 percre.

Útmutatások készítése
Mint amikor másféle dolgot is gyomlálunk, akkor hasznos, ha elkészítünk néhány iránymutatást arról, hogy mire készen állsz és mi megtartja. Íme néhány e-mail üzenet, amelyet eltávolítom gyomlálás közben:

• Üzenetek, amelyeket elsősorban nem akartam kapni (természetesen spam, hanem hírlevelek, amelyekre nem iratkoztam fel, nem kívánt továbbítás stb.)
  
• Elavult információkkal rendelkező üzenetek (mondjuk, az elmúlt eseményekről)
  
• Információs üzenetek (például hírlevelek) már elolvastam, és valószínűtlen, hogy újra elolvastam
  
• 2 hónaposnál idősebb információs üzenetek, amelyeket még nem olvastam
  
• Azok az üzenetek, amelyeket sovány vagyok, és semmit sem akarok, vagy nem kell tennem
  
• Üzenetek, amelyek információja másutt elérhető
  
• Az üzenetek korábbi verziói, amelyek hosszabb szálak részévé váltak (azaz ha egy ügyfél olyan üzenetet küldött, amelyre válaszoltam, majd az ügyfél válaszolt nekem, csak azt a legutóbbi üzenetet fogom megőrizni - amely mindhárom bitje levelezés benne)
  

Törlés el!
Az iránymutatásokkal együtt ujjával ellenőrizze a Beérkezett üzenetek tartalmát a billentyűzet Törlés gombja felett, készen áll a lecsapásra. Mivel oly sok e-mail hajlik el, mint emlékeztető a dolgokra, amelyeket meg kell tennie, próbálja meg ezt a gyakorlatot az Ön oldalán lévő Teendők listájával elvégezni; amikor olyan üzenettel találkozik, amelyet csak azért tárolt, mert emlékeztet egy vigyázni kívánt dolgot, írja be ezt a feladatot a Teendők listájába, majd törölje az üzenetet (vagy legalábbis mozgassa ki a a Beérkezett üzenetek mappába).

Rendezés közben próbáljon meg annyira beleragadni az üzenetek tartalmába: ha vannak hosszú e-mailek, amelyeket el szeretne olvasni, pl. Húzzon be néhány sort, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megérte-e őket, majd helyezze át a a Az Olvasás mappához az e-mail programban. Légy figyelmeztető figyelmet is a figyelmezettség elvonására, például kattintva egy üzenetben található linkre, majd elmerülve az online eszközöket. Ha szükséges, állítson be egy mappát a Látogatott webhelyek számára, és tárolja az üzeneteket az interneten ellenőrizni kívánt dolgokkal kapcsolatban.

Dolgozása közben gondoljon az e-mail Beérkező levelek mappájára, mint ahogyan egy fizikai Beérkező levelek mappáját az asztalán: ideális esetben csak azoknak az üzeneteknek kell tartalmazniuk, amelyeket még nem vizsgáltál át, vagy amelyekkel aktívan dolgozik. Ha eltávolítja azokat a dolgokat, amelyekre már nincs szüksége, és áthelyezi a mappákba bármit, amelyet referenciaként meg szeretne őrizni, megkönnyíti annak kezelését, amely valóban aktív és aktuális az Ön számára.

A sorozat következő cikkében megvizsgáljuk az Ön által megőrzött e-mail üzenetek tárolásának és rendezésének módjait. Ezen a héten tegyen elegendő időt saját rendezési és gyomlálási irányelvek készítésére, majd tegye őket a Beérkező levelek mappájának megcsapolására.

Video Utasításokat: A helyettesítők 2019. 09. 12. -A Balatonon (Lehet 2024).