Mappák használata az Outlook programban

• Lehet 4, 2024

Az e-mailek a levelek, emlékeztetők és telefonhívások helyébe lépő kommunikáció választottá váltak. Míg az e-mailen keresztüli kommunikációnak olyan előnyei vannak, mint például a 24 órás kommunikáció, a beszélgetések nyomon követése és a postaba történő utak nélkül, számos hátránya van annak, hogy az e-mailt a hagyományos kommunikációs módok helyett használja. Ide tartoznak az információk túlterhelése, az állandó kommunikáció, és ellentétben a telefonhívással, amikor leállt, az e-mail fiókjában marad, amire törölni vagy letölteni kell, ami túlzsúfoltak beérkezett üzeneteket eredményez.

(Megjegyzés: Vannak emberek, akiknek több mint 15 000 e-mail eleme van a beérkező levelek mappájában! Most már túlcsordul!)

Számos módszer használható a beérkező levelek megszervezésének és tisztításának elősegítésére, valamint módszerek, amelyek segítenek a szervezésben, így a beérkező levelek nem kerülnek ellenőrzés alá.

Az első módszer, amelyet megvizsgálunk, a mappák használata. Az Outlook mappája megegyezik a Windows mappájával - házonként és fájlok, vagy ebben az esetben e-mail szervezéséhez használják.

A mappák beágyazhatók, amely lehetővé teszi egy mappa létrehozását egy mappában, ami még könnyebbé teszi a szervezést. Csak ügyeljen arra, hogy ne hozzon létre túl sok mappát, mert később nehéz lehet az elemek megtalálása.

Mappa létrehozása az Outlook 2003/2007 programban:

1. Tól fájl menü kiválasztása Új, azután Folder

2. Írja be a mappa nevét a Név doboz

3. Ban,-ben A mappa tartalmazza jelölőnégyzetet Levél és postai küldemények

   
   

4. Válassza ki az új mappa helyét

5. Kattintson rendben

A jobb egérgombbal kattintson a Beérkezett üzenetek mappára a bal oldali navigációban, és válassza az új mappa lehetőséget

Mappa létrehozása az Outlook 2010 alkalmazásban:

1. Kattintson Folder lap

2. Kattintson Új mappa

3. Ban,-ben A mappa tartalmazza jelölőnégyzetet Levél és postai küldemények

4. Válassza ki az új mappa helyét

5. Kattintson rendben

A jobb egérgombbal kattintson a Beérkezett üzenetek mappára a bal oldali navigációban, és válassza az új mappa lehetőséget

Miután létrehozta a mappastruktúrát, az aktuális és az új e-maileket áthelyezheti a mappákba az e-mail (az aktuális e-mail) meghúzásával vagy lerakásával, vagy szabályokkal az új e-mailek áthelyezéséhez a mappákba, amint azok megérkeznek.

Aktuális e-mail hozzáadása a mappához:

Válassza ki azt az e-mailt, amelyet át szeretne helyezni egy mappába. Jegyzet: választhat több e-mailt a Ctrl gomb lenyomásával, miközben az e-mailre kattint.

Vagy áthelyezheti a mappát:

• Jobb egérgombbal kattintva az e-mailben és a kiválasztás Lépjen a Folde-bar vagy

• Húzza a kiválasztott e-mailt a bal oldali navigációs célmappába

A következőkben megvitatom a szabályok használatát, amelyek segítenek az e-mail szervezésében az Ön interakciója nélkül. Maradjon velünk!

Video Utasításokat: Levelek olvasása (Lehet 2024).