Csökkentse a rendetlenséget a Going Digital használatával, 2. rész: Papír

• Lehet 1, 2024

A sorozat első részében megvizsgáltuk, hogy a zenei gyűjteményeddel történő digitális digitalizálás miként segít elkerülni a rendetlenséget, és jobban élvezheti a zenét. De a CD-k és a kazetták halmaza ritkán jelent senkinek a legnagyobb fejfájást; ez a megkülönböztetés leggyakrabban a papírokat érinti, különösen azokat, amelyeket adó- vagy jogi célokból meg kell őriznünk. Ezután ezen a héten megvizsgáljuk, hogy a digitális digitalizálás miként teheti lehetővé a papíralapú világban, hogy kevesebb adóztatáshoz és rendezettséghez vezethesse a nyilvántartást.

Az alapok
A leggyakoribb ok, hogy a legtöbb ember papírokat, például nyugtákat, számlákat, közüzemi nyilatkozatokat stb. Tart fenn, mert van egy esély arra, hogy az IRS megkérné őket, ha valaha adóellenőrzéssel szembesülünk. A nyilvántartás valóban komoly üzlet, és fontos, hogy mindaddig rendelkezzen a szükséges igazoló dokumentumokkal, amíg az IRS azt mondja, hogy megőrzik őket. (Az adóügyi nyilvántartás áttekintése az alábbi linken található.)

Ennek ellenére hányan tudnánk gyorsan és egyszerűen megszerezni kezünket az adóügyi dokumentációnkon, ha azt kérnék? Hánynak kellene átvágnia a folyamatban nem álló papírmunkák hegyeit? Hányan csiszolják meg fogainkat, amikor csak arra gondolunk, hogy megpróbáljuk kezelni a fiókfiókot / dobozt / a szekrény hátulját, ahol (azt gondoljuk) az összes papírmunka tárolódik? A megőrzendő nyilvántartások digitalizálása hosszú utat jelenthet annak érdekében, hogy lehetővé tegye az IRS betartását anélkül, hogy feladná a józanságát a folyamat során.

Az előnyök
Az Egyesült Államok törvényei lehetővé teszik az adóval kapcsolatos nyilvántartások digitális példányainak tárolását sok olyan dologban, amelyet régen papíron kellett megőriznünk, ideértve a költségellenőrzéseket, a számlákat és a kimutatásokat. Az ilyen fontos dokumentumok digitális formában történő tárolása nemcsak sok helyet takarít meg, hanem könnyebben megkönnyíti a világ gyors megtalálását, amire szüksége van, és nyilvántartását rendszerezheti. Ezenkívül előfordulhat, hogy soha többé nem kell átengednie az adóelőadónak egy teljes bevételi számlával ellátott cipődobozt!

Fontos megjegyezni, hogy néhány dokumentumot mindig eredeti papír formátumban kell tárolni, ideértve a végrendeleteket, címeket, születési anyakönyvi kivonatokat és sok jelzálogkölcsön-dokumentumot. Bár ezekről a dokumentumokról mindig digitális példányokat készíthet, ügyeljen arra, hogy biztonságos helyen tartsa az eredetiket. Ha többet szeretne tudni arról, hogy mit kell papíron tartania, kérdezze meg ügyvédjét, a CPA-t vagy az adószakértőt.

Elkezdeni
A papírok digitalizálásához valójában csak egy szkenner szükséges, amely automatikusan átmásolja a beolvasott anyag másolatait a számítógépre. A szkennerek természetesen nagyon eltérőek a költség és a minőség szempontjából; ha gyakran használja a sajátját - különösen digitális dokumentumok készítéséhez -, érdemes befektetni egy olyan dokumentumba, amely könnyen használható és idővel meg fog tartani. Ideális esetben keressen egy olyan lapolvasót, amely az elkészített dokumentumok PDF-jét hozza létre, ahelyett, hogy a .jpgs képfájlokat látná.

(Ha a papírmunka különösen nehezen terjed, akkor fontolóra veheti az új NeatReceipts szkennert. Ez a modul lehetővé teszi a bevételek szkennelését, és olyan szoftverrel is szállít, amely elemzi és kategorizálja a költségeket. Bár nem olcsó, mégis érdemes lehet vásárol, ha az a gondolat, hogy egy újabb nyugtát manuálisan ír be a számviteli programba, sikoltozást okoz, vagy ha a számviteli program gondolata sikoltozik.
Nézze meg a Neat Receipts lapolvasót itt.)

A jó szkenner mellett érdemes egy szervezett irattári rendszert felállítani a számítógépére. A dokumentumok szkennelése és tárolása a merevlemez sötét és ismeretlen sarkában ugyanolyan ártalmas lesz, mint megkísérelni őket egy túlterhelt irattartó fiókba betörni. Fontolja meg a "Kiadások" (vagy "Fontos papírok", vagy bármilyen névnek értelmes név) elnevezésű dedikált mappa létrehozását; hozzon létre további mappákat az ott tárolt különféle típusú dokumentumokhoz: hitelkártya-kimutatások, nyugták, fizetési táblák stb.

A fejlődés fenntartása
A dokumentum beolvasásakor mindenképpen adjon nevet, amely megkönnyíti a megtalálását (a szkenner valószínűleg nem hívja meg a szkenner szokásos Scan001.pdf fájlját), majd mentse a megfelelő mappába.

Figyelembe kell vennie ezen információk rendszeres biztonsági másolatát is, legyen az lemezre, külső merevlemezre vagy USB-kulcsra (amely körülbelül a hüvelykujjával megegyezik, és bedugja a számítógép USB-portjába) ). Gondoljon erre a digitális ekvivalensként, ha a fontos papírokat biztonságos vagy zárt fiókban tárolja.

Miután átvizsgálta a dokumentumait, és biztonságosan tárolta őket a számítógépen, megszabadulhat sok eredeti papíroktól. (Ha ismét kétségei vannak arról, hogy el kell tartania papíralapú formában, kérdezze meg ügyvédjét vagy a CPA-t.) Okos aprítani bármit, amely azonosító információval rendelkezik - nyugták, amelyek megmutatják a hitelkártya-információkat, nyilatkozatok, amelyek felsorolják a számlaszámot, és teljesen bármit a társadalombiztosítási számával kapcsolatban - ahelyett, hogy csak az újrahasznosító tartályba dobná.

A meglévő dokumentumok digitalizálása kiváló módszer lehet a papír alapú fejfájások csökkentésére, miközben megkönnyíti a szükséges információk megtalálását, amikor szüksége van rá. Idő, eszközök és erőfeszítések szerény befektetésével előfordulhat, hogy jó okból kiürítheti ezt a zavaró fájlt.

Video Utasításokat: Coding for all subjects, by Naír Carrera (Lehet 2024).